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Unternehmen Mitarbeiter Partnernetzwerk Referenzen Gesundheitswesen öffentliche Hand Industrie / Gewerbe Immobilien Fachartikel inpuncto 4/03 inpuncto Baublatt-FM extra KMU-Magazin Nr. 4, Mai 2007 Vereine
Erfolgreiche Einführung eines CAFM Programms
Im Zusammenhang mit der Reorganisation von FM Prozessen und der Optimierung der FM Dienstleistungen steht auch immer wieder das Thema Software. Die Software als unterstützendes Werkzeug in der Komplexität der verschiedensten Prozesse, Abrechnungen und Steuerung innerhalb des Facility Managements. Bei mittleren und grösseren Firmen, aber auch für die öffentliche Hand, wird man um eine EDV-basierte Unterstützung nicht herum kommen, denn modernes FM erfordert wirksames und zielorientiertes Handeln und eindeutige Controllinginstrumente. Die Evaluation ist aber nicht so einfach und stellt einige Anforderungen an die zukünftigen Betreiber.

Für die Führung und Steuerung von komplexen, betrieblich genutzten Liegenschaften und für die Unterstützung der in diesem Immobilien erbrachten Dienstleistungen werden heute vornehmlich CAFM Systeme eingesetzt (CAFM = Computer Aides Facility Management).

Auf der einen Seite können Grafiken (Grundrisspläne, etc.), wie wir sie aus der CAD-Welt kennen, abgebildet werden, auf der anderen Seite steht eine leistungsfähige Datenbank zur Verfügung. War es bei den ersten CAFM Produkten vor allem die CAD-Seite, die stärker ausgeprägt war, so sind die heutigen Programme in beide Richtungen gut miteinander verknüpft. Man geht heute bereits soweit, dass gewisse Programme in erster Linie auf einer klassischen relationalen SQL-Datenbank basieren, in welcher alle für das Facility Management relevanten Daten über spezialisierte Module gepflegt und abgefragt werden können. Nur noch optional besteht bei diesen Programmen die Möglichkeit eine CAD-Koppelung bereit zustellen, weil man der Meinung ist, dass sich viele FM-Verantwortliche immer noch von den oft verblüffenden optischen Effekten einer CAD-basierten Software blenden lassen. Aber stimmt das wirklich?

Auf der einen Seite haben wir also die hochdynamischen Daten der FM Prozesse und auf der anderen Seite diejenigen der baulichen Grundstruktur, die statischen Charakter haben. Der Facility Manager, der vor allem die Prozesse leitet, wird mit Sicherheit die Möglichkeiten der dynamischen Datenbank brauchen. Trotzdem bin ich der Meinung, dass die Plandaten, neben den heute im Vordergrund stehenden dynamischen Prozessabwicklungen, nicht zu vernachlässigen sind. Die anscheinend so statischen Raumdaten sind schlussendlich die Basis für so machen FM Prozess, spätestens dann zum Beispiel, wenn FM Leistungen verrechnet werden müssen. In vielen Unternehmen fehlen gerade diese Basisdaten (Grundrisspläne, Raumbuch, Fensterflächen, etc.), weil die Pläne nicht oder nur dürftig nachgeführt wurden. Daher ist bei jeder Evaluation für ein CAFM System auch dieser Punkt gut abzuklären.

Ein weit verbreiteter Irrtum sei hier kurz angetönt. Obwohl dieser Artikel sich speziell mit der EDV-Seite des Facility Management befasst, möchte ich ausdrücklich darauf hinweisen, dass CAFM Systeme keine Garantie für ein erfolgreiches FM sind und das CAFM nicht gleichbedeutend mit Facility Management ist.
Kennzeichen erfolgreicher FM - Projekte
Im Folgenden möchte ich aufzeigen, welche Parameter nötig sind, damit ein CAFM - Projekt erfolgreich umgesetzt werden kann:

Problempunkte
1. Einige der Hauptprobleme bei der Evaluation eines CAFM Systems sind
- die Vielzahl der angebotenen Produkte
- die intransparente Anbieterübersicht
- die teilweise ungenügende Berichterstattung und dadurch auch
- die schlechte Vergleichbarkeit der Produkte
- die schnelle Entwicklung dieser Tools

2. Weitere Probleme bieten die unterschiedlichsten Ausgangssituationen der Betreiber und Investoren solcher Systeme. So ist es unabdingbar, dass vor einer Evaluation eines FM –Tools ein FM – Konzept vorliegt und umgesetzt sein muss. Die EDV ist nur als Unterstützung gedacht. FM sollte eigentlich auch ohne CAFM funktionieren. Heute ist oftmals das Facility Management mit den dazugehörenden Dienstleistungen, den so genannten Facility Services (FS), organisatorisch kaum erkennbar. Die einzelnen Dienste sind aus alten Strukturen gewachsen und führungsmässig den unterschiedlichsten Abteilung oder Bereichen zugeordnet.

Technisches
Gebäudemanagement (TGM):

Infrastrukturelles
Gebäudemanagement (IGM):

Kaufmännisches
Gebäudemanagement (IGM):

- Gebäudeunterhalt
- Anlagenunterhalt
- Energiemanagement
- Sicherheitssystem
- Gebäudeleitsystem
- Hotline
- Reparaturdienst
- etc.

- Reinigung
- Abfallentsorgung
- Aussen- und Grünanlagen
- Postdienst
- Telefon- und
- Empfangsdienst
- Logendienst und Sicherheit
- Kopierdienst
- Umzugsdienst, etc..

- Vermietung
- Liegenschaftsbuchhaltung
- Flächenmanagement
- Verrechnung
- Langfristplanung
- etc.

Neben den oben aufgezählten Services existiert in vielen Betrieben noch eine Bauabteilung, die wiederum für sich arbeitet und nur bedingte Schnittstellen zu den oben genannten Diensten hat. Eine klare, über alle FM Dienstleistungen funktionierende Führung, Kommunikation, Koordination und somit eine transparente Kostenkontrolle und schlussendlich –verrechnung ist nicht möglich.

Vorgehensweise
3. Wenn das FM Konzept steht und umgesetzt ist, müssen auf der Basis der nun existie-renden FM – Organisation, die Grundlagen für das CAFM – Projekt erarbeitet werden, das heisst, es braucht eine Analyse des Bedarfes und es muss anschliessend ein Anforderungs-katalog erstellt werden. Dabei hilft zum Beispiel ein Kriterienkatalog, wie er unten aufgelistet ist. Diese Evaluationskriterien dienen als Checkliste. Sie sollte für jeden Betrieb minutiös durchgearbeitet und beantwortet werden. Aus der anschliessenden Auswertung kann ein Profil für die zukünftige Nutzung des CAFM-Tools abgeleitet wer-den. Mit diesem Profil geht man nun an die Prüfung der einzelnen Anbieter.
Grobübersicht über die Evaluationskriterien:
• Anwendungsgebiete (TGM, IGM, KGM, Organisatorisches FM, Bau)
• Grafik (Darstellung, Werkzeuge, etc.)
• Funktionen (Werkzeuge, wie Importfunktionen, Berichtsfunktionen, Filter, Zonierungen,
- etc,)
• Anwendungsspezifische Benutzerkonzepte: Projektverwaltung, Webzugriff, Mehr-
- platzfähigkeit
• Systemspezifische Kriterien: Sicherheitskonzept, Anbindung / Schittstellen zu anderen
- Programmen, Links
• Grafische Datenausgabe: Such und Anzeigefunktionen, farbige Darstellung, Planausdruck,
- Objektinformationen und –ausdruck, etc.
• Alphanumerische Datenausgabe: Berichte und Abfragen, Reportgenerator, Export und
- Import von Daten zur Weiterverarbeitung
• Datenmodelle wie Systemarchitektur, Objektverwaltung, Objektbezeichnung
• Schnittstellen zu SQL, SAP oder Ausgabeformate wie HTML, XML, Webbrowser, etc.
• Hardware, Netzwerk, Plattform
• Dienstleistungsumfang wie Ausbildung der Mitarbeitenden, Support, Standorte, Helpdesk,
- Reaktionsgeschwindigkeit
• Preise, Kostenrahmen, Kostendach
• Zeitachse, Parallelität zu anderen Projekten

4. Ein weiteres wichtiges Kriterium ist die interne Akzeptanz. Besonders das Commitment und die Unterstützung durch die Unternehmensleitung ist ein wesentlicher Schlüsselfaktor für die erfolgreiche, effiziente Einführung. Der Gedanke, dass ein gut funktionierendes FM einen wichtigen Beitrag zum Geschäftserfolg leisten kann, ist unabdingbar. Wichtig ist auch die gute Informations- und Kommunikationspolitik während der Projektphase, aber auch nach erfolgter Einführung.

5. Schlussendlich braucht es eine gute zeitliche und inhaltliche Projektplanung:
Projektmorphologie
Idee > Projektumriss > Konzept > Vorprojekt > Realisation > Systemtest > Einführung > Betrieb
Das Vorprojekt schafft Klarheit
Wie wir gesehen haben, ist ein CAFM Tool ein komplexes Produkt in einem komplexen Umfeld. Häufig wird die Anforderung an die Evaluation überschätzt. Es wird in Fachkreisen gemunkelt, dass über 20-30% der gekauften CAFM-Systeme nie wirklich produktiv genutzt werden. Da stellt sich mit Recht die Frage über die Vorgehensweise einer Evaluation. Im Zusammenhang mit den oben erwähnten Kriterien und der ebenfalls beschriebenen Projektmorphologie, scheint es mir wichtig, auf einen ganz wesentlichen Punkt hinzuweisen, dem Vorprojekt. Das Vor- oder auch Pilotprojekt ist ein wenig verbreitetes, aber sehr nützliches Instrument für den Abschluss der Evaluationsphase und der gezielten Bestimmung des geeignetsten Produktes.

Nach einer ersten Eingrenzung der Produkte aufgrund des erarbeiteten Software-Profils bleiben meistens zwei bis drei favorisierte Produkte. Dasjenige mit der besten Bewertung sollte in einem Vorprojekt geprüft werden. Dieser Pilot wird bei den meisten Lieferanten kostenpflichtig sein. Anhand von genau definierten Objekten werden in diesem Vorprojekt die zukünftigen, auf diesem System laufenden Module, eins zu eins abgebildet und getestet. Die im Pilot erarbeiteten Abläufe und Einstellungen können nach dieser Pilotphase, bei einem positiven Entscheid für dieses Produkt, ohne Datenverlust weiter verwendet werden. Ein grosser Teil der Basisarbeit ist also bereits ausgeführt. Fällt der Entscheid negativ aus, sind die Kosten und der interne Aufwand zwar „verloren“, dafür hat man aber nicht noch mehr Schaden, der durch den Kauf des ganzen Systems entstanden wäre. Dieser Schaden ist gegenüber dem Pilotprojekt um ein Mehrfaches höher.
Das webbasierte CAFM
Für wen sind nun solche CAFM System geeignet. Eine klare Abgrenzung kann aufgrund der Vielfältigkeit dieser Produkte und die unterschiedlichsten Nutzungen nicht gesagt werden. Sicher sind es mittlere und grössere Unternehmen aus der Privatwirtschaft und der öffentlichen Hand, für die solche Tools Sinn machen.

Für kleinere Unternehmen und auch Spitäler sind diese Instrumente eine Nummer zu gross. Trotzdem besteht neu die Möglichkeit, einige dieser Programme via Internet zu bedienen. Auf dieser Basis bieten wir ganz neu, neben anderen Firmen, Kunden aus diesem Segment eine webbasierte Lösung an. Dabei greift das einzelne Unternehmen in einem geschützten Bereich auf einen zentralen Server zu, auf dem das CAFM Tool läuft. Via Web kann er also seine Daten pflegen und braucht nicht zwingend das Tool selber zu besitzen. Fehlen ihm auch für die Datenpflege die nötigen personellen Ressourcen, stellen wir auch diesen Service sicher.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass trotz der Komplexität von CAFM Systemen, eine erfolgreiche Einführung möglich ist. Wichtig dabei ist die Beachtung eines gut strukturierten und kontrollierten Projektmanagements und die Anwendung der erwähnten Checklisten im Zusammenhang mit einem klaren Projektablauf. Dabei ist der zeitliche Aufwand nicht zu unterschätzen. Ein solches Projekt verschlingt viele Stunden und ist häufig nicht ohne Zuhilfenahme von externen Ressourcen neben dem Tagesgeschäft durchführbar. Unsere Erfahrung in der Begleitung solcher Projekte zeigt, dass neben dem zeitlichen Aspekt auch die Kenntnis des CAFM-Marktes und die Unabhängigkeit bei Umstrukturierungen von Vorteil sind.
Für eine erfolgreiche Einführung ist schlussendlich auch die Erwartungshaltung gegenüber diesen Produkten massgebend. Diese CAFM-Tools können vieles, sie sind aber trotzdem keine „eierlegende Wollmilchsäue“ und können schon gar nicht das eigentliche Management der Facilities und Prozesse abnehmen. Das bleibt nach wie vor dem Menschen vorbehalten.
Autor:


Matthias Köhn
dipl. oec. Betriebsökonom
dipl. Immobilien Ökonom NDS FH
Gretzenbach

Matthias Köhn arbeitete in verschiedenen Führungspositionen in nationalen und internationalen Dienstleistungsunternehmen. Seit 1998 arbeitete er in der Beratung (unter anderem bis März 2003 bei der Firma Arco Immobilien Management AG) für Facility Management und begleitete diverse Projekte im Bereich der Reorganisation und beim Entwickeln von EDV-Lösungen. Im Rahmen solcher Reorganisationen betreute er auch Mandate im Gesundheitswesen.
Firma:
Matthias Köhn AG
Die Matthias Köhn AG, im November 2002 gegründet, ist ein national tätiges Management- und Beratungsunternehmen mit folgenden Tätigkeitsgebieten:
Immobilien Consulting
Unternehmensberatung
Beratung für NPO

Die Matthias Köhn AG unterstützt Unternehmen und NPOs bei der Entwicklung und Umsetzung ihrer Visionen, Ziele, Strategien und den dazugehörenden Massnahmen. Diese Organisationen stehen immer wieder vor der Herausforderung, neue Lösungen zu finden und umzusetzen. Die eigenen Ideen und Ziele müssen in Einklang mit den Kundenansprüchen und den Wettbewerbsbedingungen gebracht werden. Für solche neue Wege und Teilschritte ist eine ganzheitliche Betrachtung notwendig, d.h. die verschiedenen betrieblichen Funktionen müssen auf ihre Wirkungszusammenhänge betrachtet werden und in ein Gleichgewicht gebracht werden.
Wir arbeiten kundenorientiert und entwickeln mit diesen zusammen massgeschneiderte Lösungen. Bei deren Umsetzung legen wir grossen Wert auf die Unterstützung und Begleitung.
Weitere Informationen:
Matthias Köhn AG
Im Biel 9
CH-5014 Gretzenbach
Telefon +41 62 849 99 77
Mobile +41 79 415 87 66
E-Mail matthias@matthiaskoehn.ch
Internet www.matthiaskoehn.ch
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